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大数据和人工智能提升高校财务管理工作效率的探索论文

发布时间:2022-11-24 11:25:01 文章来源:SCI论文网 我要评论














SCI论文(www.scipaper.net):
 
  摘要:基于信息化发展前景,本文以X大财务信息化建设工作为对象,深入分析大数据与人工智能对高校财务管理工作效率的影响,并由此展开一系列技术应用优化及高校财务管理发展的探究。
 
  关键词:大数据;人工智能;高校财务管理
 
  Exploration of big data and artificial intelligence to improve the efficiency offinancial management in Colleges and Universities
 
  Jia Yan
 
  (Harbin Medical University,Harbin Heilongjiang,150001)
 
  Abstract:Based on the development prospect of informatization,this paper takes thefinancial informatization construction of X University as the object,deeply analyzes the impact of big data and artificial intelligence on the efficiency offinancial management in Colleges and universities,and thus carries out a series of research on the optimization of technology application and the development prospect offinancial management in Colleges and universities.
 
  Keywords:big data;artificial intelligence;financial management in colleges and universities
 
  目前,科学技术发展较快,在各行业信息化建设过程中,大数据与人工智能技术都得到了较广泛的应用。这两项技术是未来各行业朝向“信息化2.0”发展的主要对象。作为社会建设人才重要培养场所,高校运用这两项技术对提高财务工作管理效率及推动管理稳步发展具有至关重要的作用。
 
  一、X大财务管理信息化建设情况
 
  (一)设置网上服务大厅,发布关联APP
 
  X大依据国家关于信息技术会计核算软件数据接口的相关要求,完成了《财务数据员手册》的编撰,并逐步统一了校内数据结构与接口,优先实现了财务系统与校内科研、教学、学工等系统的数据共享。而后,X大整理了校内财务相关业务流程,从信息化实施角度更新了相关统筹规划,并将不适用于线上办理的业务进行整合,使其符合各项信息化财务管理建设流程的需求。X大将其纳入新系统,借此优化校内财务信息化管理系统。为展现线上财务办理的便捷优势,学校为师生设置了“一站式”入口形式的财务网上服务大厅,并通过融媒体进行宣传,提高了系统应用及推广效率。后期,X大发布了关联APP,并于其中添加了待办任务提醒、工作办理流程化等服务功能,实现了个人财务信息集中查阅及基础财务信息共享。单就2020年,X大就已完成了85项线上预算审批项目及9项会议预算线上审批项目,节省出的事务办理时间超过170小时。由此看出,X大在财务管理信息化实行初期,就取得了一定的成绩,后续发展前景见优。

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  (二)打通信息资金运转,简化办事流程
 
  高校财务管理与各项缴费、报销、项目款项调动息息相关[1]。X大从打通信息资金运转角度出发,建立了线上预约、查询、缴费、电子票据等系统,并设立了动态监测管理功能。2020年,X大线上收费平台累计收款达9500笔以上。平台运行稳定,效率及安全性均相对较高,为校内师生节省了大量的排队时间。在报销方面,校内师生可以在网上预约报销服务。报销系统也内嵌增值税发票验真及电子票查重功能,保证了资金支付查询与追溯的实行效率。2020年,校内师生一共在网上预约投递22500笔以上的报销服务。在缴费方面,在校本科生、研究生均可通过此平台进行缴费。2020年,全校注册率高达99%,线上缴费数据查询的便利性与分析的直观性极大程度地优化了缴费事务管理,使当年该校的本科生欠费率下降至0.79%,研究生欠费率下降至0.94%。
 
  (三)实现数据高效分析,协助管理实行
 
  X大大数据平台涵盖了学科、师资、科研、研究生、资产、后勤、网络等内容。在此类管理系统下,各类数据得到了及时更新,X大实现了统一管理与查阅,为校内财务预算、支出标准完善与财务分析提供了数据支撑[2]。在财务管理中,大数据的应用可帮助校领导分析本校财务情况,并在此基础上作出更加科学合理的发展决策,推动校内科研等业务工作的顺利开展。
 
  (四)探索智慧转型道路,不断创新财务管理方式
 
  X大在智慧财务转型方面应加强探索,以减少重复性手工操作,提高财务工作效率。为此,X大在校内推出了信息发布平台、智能支付系统及自动连续开票系统。这缩短了工作人员的工作时间,减少了其劳动力投入。就智慧财务关联系统及平台工作实效而言,2020年,自动联系开票系统累计开票819张,智能支付系统累计支付15754笔,节约时间超过525分钟。另外,X大通过微信平台推送财务通知,可以有效降低电话通知时存在的拒接概率,提高了信息传递效率,并平均每次节约电话成本0.6元,节省时间1.5分钟。
 
  二、大数据及人工智能技术提高财务工作效率的表现
 
  (一)人工智能可持续优化财务工作流程
 
  人工智能技术应用的价值大多体现在提升工作执行便利度及工作执行精度上[3]。高校在财务管理工作中使用人工智能,可显著减少人工经手的操作步骤。这不仅可以减少财务管理工作中的人力资源成本,还可以在现行应用基础上不断提升财务工作智能化程度,给相关人员带来极大便利。
 
  以微信平台信息推送服务为例,如果校方在信息平台添加已读及反馈等功能(如文章底部添加链接,通过点击确认已读,进行反馈),那么通过已读功能就可以保证信息阅览率,以便确定后续智能通知推送频率。与执着于切实沟通的通话通知相比,部分群体反而对未接来电更加关注。因此,采用这种方式进行的信息推送可显著提高信息传递效率。同时,在了解服务对象的信息阅览倾向后,人工智能系统可自动选择最高效的通知方法,进一步提高整体通知工作效率。另外,支付及开票服务亦同。相关管理人员可分析哪种自助服务存在较多的问题,并在此基础上着力提升系统的失误纠察与处理能力,确保系统提供信息与调用信息的便捷度,以及信息的完整度。在开展财务管理活动时,技术人员可以对不同类型的支付与开票服务相关记录文件利用不同颜色进行区分,以便管理人员后期查找。系统端可将用户常用的功能自动上提至功能列表上端,便于用户选择。管理人员利用系统功能可随时将学校缴费情况记录一键转换成统计图表,以便其在财务管理阶段展开数据分析讨论。例如,在2020—2021年学生注册到校情况数据分析中,已注册缓交人数及未注册人数等重要信息需在表中予以明示。通过数据查阅,相关人员可了解到已注册(缓交学费)人数为1067(105)人,未注册136人,后期的重点工作便可围绕解决相关问题而展开。此类借助技术智能总结重点数据的功能还需要在后期不断完善。这样,系统就能更好地满足校内师生各类缴费操作需求及缴费管理需求。
 
  从上述分析可知,人工智能显著优化了财务管理模式,提高了财务管理工作的效率与质量。随着人们多元化应用需求的不断提升,人工智能的应用侧重点也在发生变化[4]。因此,此阶段,X大对人工智能应用进行探索,必定能对日后基于相关技术的财务管理产生积极影响。
 
  (二)大数据可提高财务分析工作质量及效率
 
  大数据简而言之就是大量资料数据,是一定时间内无法应用常规软件进行管理与处理的数据集合。财务管理工作对应的数据是日积月累的,且高校涉及的财务工作种类众多。为开展有效的财务分析工作,保证各项财务指标的正确性,高校需要启用大数据关联系统,对校内财务数据进行整合管理。
 
  随着信息技术不断渗透人们的生活与工作,高校师生、校内事务与财务管理人员都希望能借助相对清晰的数据与直观的图表来处理财务相关事宜。从财务管理这一事务处理“源头”进行大数据存储及处理,可节省大量数据传递与计算的时间[5]。
 
  未来,各高校可举办信息化财务管理交流会,分享通过线上数据分析制订财务管理决策的心得,逐渐挣脱传统财务管理的桎梏,全面提高财务分析执行的质量与效率。
 
  三、优化财务管理的策略
 
  (一)完善高校信息化财务管理工作制度
 
  为提高财务控制实效,高校在应用大数据与人工智能在进行财务管理的同时,应协同平台、系统开发人员共同完善校内信息化财务管理工作制度,以保证整体工作符合校内实际情况,有效规避各类问题。首先,高校应确保财务管理工作的透明度。数据录入、数据调用、人工智能化处理等相关工作报告均应出示给具备管理参与权力的校内工作人员。管理工作制度涵盖大数据更新操作、数据核对、人工智能处理事项成效定期检查、双项内容相关工作错误事项及时处理的实行标准等。值得注意的是,信息技术仅能作为优化财务管理的工具,高校需要对其合理应用,不可过度依赖。其次,在保证工作透明度的同时,高校要制订信息化财务管理相关的惩处规则。大数据平台是支持高校做出正确财务决策的“力量”,人工智能是高校提供便捷财务服务的“利器”。但是,如果部分数据上传人员在操作中出现失误,或服务申领人钻系统管理“空隙”进行不合规范的操作,将会影响学校财务管理的工作质量。为此,高校应针对上述行为制订惩处制度,在必要情况下,还需要将此类工作制度内容纳入管理系统,使执行管理工作的财务人员及校内申请服务的师生在登入对应系统时均能查看警示及警示关联的惩处条例。这样,大数据及人工智能关联管理工作的才会愈发高质、高效。

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  (二)培养复合型信息化财务管理人才
 
  信息技术的应用、平台的搭建及维护及管理实效的分析等工作都离不开兼备信息技术的财务管理人才的参与。高校要想在大数据与人工智能财务管理的道路上前行,就要储备并培养精通信息技术应用的复合型信息化管理人才。当前,国内财务工作制度更新频率较快,信息技术的更新更是日新月异。高校管理者应开阔自身视野、更新自身管理理念,主动在校内相关部门安排人才培养工作,如定期召开多校管理发展会议、分享技术应用更新动态、激励本校财务人员树立进取意识、探索本校大数据与人工智能在财务管理及财务分析中的应用空间。
 
  另外,高校还需持续关注大数据及人工智能关联服务平台搭建工作和技术更新动态,并保证财务管理人才能够及时接受最新应用技术的培训。在开展培训活动时,校方应充分考量校内平台维护与财务工作安排,分批次派遣校内财务管理人员参加培训,避免过多占用员工的工作时间与私人时间。除此之外,高校还需要设置信息化财务管理工作岗位,并由此岗位工作人员协同完成培训事宜,落实培训效果的监察工作,以保证校内信息化财务管理人才培养工作的实效。未来,高校如果具备一定资质,可在校内财会专业与信息技术专业中培养对口人才,设立复合型财务管理人才培训及研究相关事项的专门部门,节省校外培训所需的资源消耗,使校内信息化财务管理实现长期、可持续发展。

       (三)简化校内信息化财务管理流程
 
  一些高校在应用大数据及人工智能时,仅将原本线下财务管理的相关程序直接照搬到线上,导致线上操作过于烦琐,进而降低了财务管理效率。X大在构建校内信息化财务管理时,整合并优化了财务管理工作流程。值得注意的是,此类优化必须按照国家相关规定进行,必要的证明不可缺少。X大在初步优化后进一步简化校内信息化财务管理流程,是高校财务管理人员将大数据及人工智能应用于高校财务管理的目的。例如,针对校内类型占比较多的项目,技术人员可着重优化与之相关的报销申请表格相关数据直接入库的操作流程。财务管理人员仅需结合实际票据,应用数字扫描技术进行数据核对即可。在进行申请服务相关操作时,相关人员可直接借助关联教师及学生的校内证件进行相关项目的申请。如项目出现问题,可凭借此类信息在第一时间联系对应人员。后期,技术人员应设置校内智能支付系统与其他支付平台服务的跳转关联,保证缴费状态信息在第一时间被相关人员接收,以避免“晚交”或者“漏交”等问题影响财务管理效果。针对大数据平台数据的调用,工作人员需进一步提升时间选择的便利度,将起止时间的选择换成可拖拽的形式,借此避免重复输入导致查询效率低下。为优化财务管理信息调用,财务部门的工作人员可凭借同一账号登录各类平台,也可以应用人工智能高效调用各类平台系统的数据。技术人员应于管理平台设置一键导出需要信息的功能,辅助相关人员打印同一项目的所有信息。财务管理人员仅需在选择界面选择需要的对应信息类别,并在一份文件中自动排版,进行打印。未来,高校财务管理大数据及人工智能的应用趋势依旧为简化工作流程。因此,此类与之相关的持续优化操作必不可少。
 
  四、结语
 
  本次对X大财务信息化管理情况的分析,或能给其他高校财会工作的改革一定启示。高校管理者应保持灵活、开明的财务管理思想,应用更多适用于财务管理的信息技术,对财务管理创新需要进行更深层次的探索。
 
  【参考文献】
 
  [1]刘德志,邵丽华,于跃.大数据与人工智能对高校财务管理的影响[J].中国市场,2021(13).
 
  [2]乔凡.大数据与人工智能对高校财务管理的影响[J].营销与管理,2020(15).
 
  [3]李晓励.大数据与人工智能对高校财务工作影响分析及策略研讨及策略研讨[J].电脑校园,2020(9).
 
  [4]薛愉凡.大数据背景下高校提升财务管理能力的方法[J].佳木斯职业学院学报,2020(1).
 
  [5]白锐,赵男男.大数据与人工智能时代财务管理存在的问题及对策[J].会计师,2020(02).
 
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