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数据信息化视域下高校人事档案管理探究论文

发布时间:2022-10-24 10:10:05 文章来源:SCI论文网 我要评论














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  摘要:在高校的日常管理工作中,人事档案管理是比较重要的一项内容。在数据信息化视域下,高校要想最大化发挥人事档案管理的价值,就必须转变传统档案管理模式,积极迎合时代发展趋势,创新人事档案管理模式,以数据库的方式开展档案管理工作,以此提升人事档案信息的实效性。基于此,本文对数据信息化视域下的高校人事档案管理进行分析。
 
  关键词:数据信息;高校;人事;档案;管理
 
  Research on personnelfile management in Colleges and universities from the perspective of data informatization
 
  Mao mao
 
  (Shangqiu Medical College,Shangqiu Henan,476000)
 
  Abstract:In the daily management of colleges and universities,personnel file management is an important content.In the view of current data informatization,if colleges and universities want to maximize the value of personnelfile management,they need to change the previous traditionalfile management mode,actively cater to the development trend of the times,innovate the personnelfile management mode,and carry outfile management in the way of database,so as to effectively improve the effectiveness of personnelfile information.Based on this,this paper analyzes the management of personnelfiles in Colleges and universities from the perspective of data informatization for reference.
 
  Key words:data information;Colleges and universities;personnel matters;Archives;Administration
 
  一、引言
 
  在大数据快速发展的时代背景下,数据信息化技术的广泛普及给人们的日常工作及生活带来了诸多便利。与传统信息管理模式相比,数据信息化管理模式进一步扩展了信息收集的覆盖面,同时实现了对信息的实时更新和维护。将该模式应用于高校人事档案管理工作中,对高校而言不仅是发展机遇,也是一个不小的挑战。
 
  二、数据信息化的概述
 
  (一)内涵
 
  当前,随着网络技术的不断普及,以及信息领域的快速发展,大数据时代拉开序幕。2011年,美国某管理咨询公司发布了《大数据:创新、竞争和生产力的下一个前言领域》研究报告。该报告明确指出,加快社会生产力的增长速度,推动社会各大领域的良性竞争和创新进程,最根本的就是“大数据”。当前,针对“大数据”的定义,学术界并没有给出明确的解释。但是,我国部分信息权威学者认为大数据是指无法通过传统的IT技术、软硬件工具等在合理的时间内获取、处理、管理及整理的相关数据。一些研究结果表明,大数据是现代化背景下的最新结构设计技术,能够对互联网中的海量数据信息进行分析和处理,并从这些数据信息中挖掘出最有价值的数据[1]。

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  (二)特征
 
  1.信息量较大
 
  从整体上看,大数据最核心、最明显的特征是信息量大。这里所讲的信息量大是由于数据信息不断累积而导致整体数据信息量变大。随着我国科学技术的不断进步,以及互联网的迅猛发展,“大数据”技术已经广泛普及于人们的日常工作和学习中。互联网时代的到来为人们获取信息提供了更方便的平台。用户在使用互联网的过程中,产生的浏览量不断增多,使得数据信息量也随之增多。
 
  2.信息种类多
 
  信息种类多是指数据信息表现形式十分多样。就以往传统模式下的数据信息表现形式而言,大部分是通过文字、表格等方式来表达。从整体上来看,数据信息的表达形式比较单一。但是,随着互联网的快速发展,大数据信息的表达方式也随之变得多样化,除上述传统模式下的文字、表格等方式外,还包括目前比较常见的微信、视频、二维码等各种形式的数据信息。人们可根据自身需求选择数据信息表现形式和获取途径。
 
  3.信息处理快
 
  从整体来看,数据信息处理的速度快是数据信息化的另一重要特征。这主要是因为在互联网中的数据信息量非常大,且传播速度很快,这就要求数据信息的处理速度随之加快,数据信息处理工作效率随之提高[2]。从某种角度来讲,如果数据信息传播速度快于信息处理速度,则不能在第一时间对数据信息进行科学有效的处理。
 
  4.价值密度低
 
  除上述特征外,数据信息的价值密度相对较低是数据信息化的基本特征之一。在当前的大数据发展背景下,互联网产生的数据信息量很多,且具有种类繁多的特征。理论上,数据信息总量与其数据价值呈反比关系。因此,在大数据背景下,数据信息本身具有的可靠性会相对降低。简单来讲,数据信息总量越大,数据具有的信息价值可能越低。
 
  三、高校人事数据信息档案与传统纸质档案的对比分析
 
  (一)在使用次数方面
 
  传统纸质档案具有不耐热、不耐湿等缺陷,且档案使用的纸张可能会由于多次使用而出现磨损、老化等情况,再加上高校人事纸质档案管理资料通常会被学校相关人员多次使用与翻阅,因此使用寿命较短。以上因素导致纸质档案资料无法得到完整的保存。然而,工作人员在运用基于数据信息视域下的数据档案时,可以不考虑上述问题。在整个人事档案管理过程中,工作人员只需要应用计算机和互联网平台,即可针对当前高校中的数据信息实时开展管理工作,在第一时间发现档案信息的变化并进行更新和维护,使档案可以无限次地供给高校相关工作人员翻阅和使用,同时,在档案使用期间不需要担心磨损、老化等问题。高校人事档案管理工作人员可根据教职工所需的数据资料进行查询、打印等操作。
 
  (二)在传播速度、范围方面
 
  高校本身具有一定的开放性,学校环境方面的因素容易对人事档案管理产生一定的影响。举例来说,学校由于单方面原因,需要对档案室进行转移、维修等操作,或者因为学校自身工作需要,需要对相关工作部门进行相应调整,以及可能由于高校人事发生变动,需要对档案进行重新归类,这些因素均会给纸质档案的管理、保存、运输等各项工作带来一定困难。同时,在一定程度上增加高校纸质档案更新工作的困难度。但是,如果高校通过数据信息化档案管理模式开展人事档案管理工作,则能够有效提升高校人事档案信息的更新工作效率,降低工作困难度,同时,能完整保存当前现有的人事档案信息。相较于传统纸质档案管理模式,数据信息化档案管理模式具有节约时间、精力及资金的优势[3]。
 
  (三)在信息时效性方面
 
  就以往传统模式下的人事档案数据信息编制工作而言,通常由高校档案管理工作人员以人工方式开展,后续的纸质档案更新工作也需要通过人工方式完成。在这个过程中,高校其他工作部门需要对人事档案管理工作给予一定的配合和支持。从整体上看,上述纸质档案工作存在信息时效性低等缺陷。但是,高校如果采取数据信息化的方式进行人事档案管理,则可以通过互联网平台将高校所有工作部门连接起来,如此,人事档案部门便可在第一时间获取相应的数据信息,同时及时针对人事档案中的内容进行查缺补漏。

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  (四)在档案管理效率方面
 
  在传统的纸质档案管理模式中,比较常见的档案保存方式有文字、静态图片等,档案信息的保存形式非常单一,并且档案中的一些相似文字、图片信息会在一定程度上对档案管理工作人员产生干扰影响。这些因素会使整体人事档案管理工作效率比较低下[4]。在数据信息化档案管理中,档案保存方式除上述文字、静态图片等形式外,还包括视频、音频、动态图片等形式,档案信息类型非常多样化,这在很大程度上丰富了高校人事档案管理资料内容,能够以更全面的形式将档案资料呈现出来,进一步提升高校人事档案管理工作效率。
 
  (五)在信息数据库化方面
 
  如果采用纸质档案进行人事档案管理,很难对当前高校中的教职工基本信息进行有效管理。在这一过程中,人事档案管理部门需要提供当前校内全体教职工的基本信息,并对纸质档案进行翻阅查档。这种档案信息管理模式不仅会浪费档案管理人员的时间,也会耗费其精力。但是,如果采用数据信息化档案管理,则能够在很大程度上弥补原本纸质档案管理中存在的缺陷和不足。高校可根据人事档案管理实际情况建立相应的人事档案数据资料库,以分类的方式对教职工信息进行管理,以此建立全体教职工的信息档案网络系统。在查询档案时可通过输入关键字来获取相应的人事档案信息。
 
  四、数据信息化视域下高校人事档案管理策略
 
  (一)转变传统管理观念,融合管理档案数据资源
 
  高校要想做好人事管理工作,就必须整合教职工的档案信息,这也是高校人事档案管理部门在工作中需要重点关注的部分。从整体来看,高校人事档案主要记载着当前教职工的基本信息,既包括教育、工作、学习等方面的经历,还包括在校教职期间的奖惩信息、教师研修培训和职务聘任等信息。现阶段,我国数据信息化的发展速度越来越快,并广泛运用于各大领域,高校人事档案管理也是如此。在此背景下,档案管理工作人员应积极迎合时代的发展趋势,创新数据信息管理模式和观念,从思想上不断提升自身对数据信息管理的认识,充分认识到数据信息管理工作对高校人事档案管理的重要性。同时,高校人事档案管理人员需要积极应用数据信息化管理平台,将教职工的基本数据信息与教职工在教学、科研等方面的信息融合起来进行管理,科学有效地分配人事档案中的各项数据资源,以此更好地为高校开展人事管理工作提供真实、有效的档案信息支持[5]。
 
  (二)构建档案管理平台,促使人事档案信息可视化
 
  高校要想做好人事管理工作,就必须立足人事档案管理平台,统计办学期间产生的关于科研、教资团队、教育管理及社会服务等的数据,以便为日后档案管理工作的开展提供更有利的数据信息依据和支持,以此不断优化高校教职工的各项资源信息,使资源的流动更加科学合理。基于以上分析,高校需要针对人事档案管理工作建立一个更全面、系统的数据信息化管理平台,通过该平台在第一时间掌握高校教职工的基本信息及各项工作信息。同时,高校可以应用数据平台进行信息筛查、整合、统计当前高校全体教职工团队的相关信息,并基于年龄、学历、职称等多项要素对信息进行分类。如此,既能优化职工队伍,又能真正发挥人才的最大价值。(三)树立正确服务思想,有效开发利用档案信息
 
  高校可根据自身人事档案管理工作需求和现状,建立相应的数据信息化档案管理平台,有效整合当前教职工的个人档案信息,将信息融合于档案管理平台,以此实现高校人事档案管理各项信息的可视化管理目标。除此之外,高校在人事档案管理工作中要想实现高效率管理,必须引导校内各工作部门对人事档案部门的工作给予一定的支持和配合,从而最大化地保证各项档案信息的有效整合[6]。
 
  从高校人事档案管理工作部门的角度出发,对教职工档案信息的归纳整理不仅包括教职工个人相关信息的归纳整理,还包括教职工所在的学院或者院系等方面信息的整理。另外,高校要想顺利开展教职工信息归档工作,需要以学校为着手点,应用数据信息化管理平台,结合高校各单位部门、层级等建立一个全面、系统的网络系统。
 
  五、总结
 
  综上所述,高校要想进一步提升人事档案管理工作效率,就必须突破传统管理观念,迎合现代数据信息发展趋势,将数据信息引入人事档案管理工作,以此使高校人事档案管理工作更科学、更标准。数据信息化视域下的高校人事档案管理能科学配置高校内部的档案资源,对高校人事档案管理工作的现代化发展起到推动作用。
 
  【参考文献】
 
  [1]秦静.数据信息化视域下高校人事档案管理研究[J].百科论坛电子杂志,2019(9).
 
  [2]张红,庞波.大数据视域下高校人事档案信息化建设研究[J].兰台内外,2021(10).
 
  [3]韦涛.大数据视域下高校人事档案信息化建设的探讨[J].数字化用户,2019(18).
 
  [4]金满银.大数据视域下高校人事档案信息化建设的思与行[J].机电兵船档案,2019(3).
 
  [5]朱兴荣.基于大数据背景下的高校人事档案管理信息化建设分析[J].管理学家,2021(6).
 
  [6]王小萍.大数据时代下的高校人事档案管理信息化建设探讨[J].兰台内外,2021(26).
 
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