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ERP软件系统在企业科研项目预算中的信息化应用论文

发布时间:2022-11-24 10:06:32 文章来源:SCI论文网 我要评论














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  摘要:科技创新是企业生存和发展的基础,科研项目投入是企业科技创新的重要手段,企业通过引进ERP软件系统可以达到科研项目预算管控的目的,同时,ERP软件系统应用既是促进企业数字化和智能化发展的有力武器,又是企业提升核心竞争力的重要手段。本文通过ERP软件系统在企业科研项目预算管理中的应用现状分析,进一步阐述了应用过程中存在的问题及相应的改进对策,旨在优化科研项目预算信息化管理体系,促进企业在科研项目预算管控方面的合规性,以期最终促进企业实现基于数字化和智能化的高质量发展。
 
  关键词:信息化;ERP软件系统;科研项目预算;WBS
 
  一、前言
 
  随着企业逐年加大研发投入力度,科研项目实施对企业创新发展的支撑作用越来越重要,管控科研项目已经成为企业发展的关键,也是企业实现数字化转型的关键。而科研项目管控的重点在预算管控,企业可以引进ERP软件系统来管理科研项目预算,具体是在ERP项目管理(PS)模块下实施科研项目预算管理,最终利用信息化手段来管理科研项目预算。
 
  二、相关概念
 
  (一)ERP
 
  企业资源计划(Enterprise Resource Planning,ERP),是集成化的管理信息系统,对企业的运营流程进行优化,以信息技术为核心,实现信息技术与企业财务管理整合一体。通过系统化的管理使企业内外部资源整合、分配,实现资源共享[1]。
 
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  (二)信息化
 
  信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力,并使之造福于社会的历史过程。信息化是以现代通信、网络、数据库技术为基础,对所研究对象各要素汇总至数据库,供特定人群生活、工作、学习、辅助决策等和人类息息相关的各种行为相结合的一种技术,使用该技术后可以很大程度上提高各种行为的效率,为企业提供有效的技术支持。
 
  (三)科研项目
 
  科研项目,即开展科学技术研究的一系列独特、复杂并相互关联的活动,这些活动有着一个明确的目标或目的,必须在特定的时间、预算、资源限定内,依据规范完成。项目参数包括项目范围、质量、成本、时间、资源等。
 
  (四)WBS
 
  工作分解结构(Work Breakdown Structure)是以可交付成果为导向对项目要素进行的分组,它归纳和定义了项目的整个工作范围,每下降一层代表对项目工作的更详细定义。可以把一个项目,按一定的原则进行分解,项目分解成任务,任务再分解成一项项工作,再把一项项工作分解到每个人的日常活动中,直到分解不下去为止。
 
  三、企业ERP软件系统科研项目预算应用功能分析
 
  ERP软件系统在企业科研项目预算管控中有着重要作用。首先,从全局角度看,ERP软件系统优化了企业业务流程,提高了企业管理效率,用先进信息系统代替传统手工作业,最大限度地减少人工参与,促进企业数字化智能化转型。其次,该软件具有高度整合性,将原先分散企业各角落的数据整合起来,使数据得以一致性,并提升其精确性,展现了高效精准的核算管理优势[3]。在科研项目预算管理的实际应用中,是把科研项目立项数据、预算、采办、成本、收入等数据在系统中整合,形成全过程管理数据。另外,ERP软件系统还可以简化科研项目成本核算,它全面监控科研项目各环节所发生的成本,通过导出统计报表数据提供项目组实施预算过程管控,从而实现对全面预算的有效控制,避免超预算、违规使用预算的现象发生。
 
  结合实际工作的情况,分析ERP软件系统科研项目管理(PS)模块的具体功能。PS科研模块主要包括创建工作分解结构(WBS)功能、更改项目状态功能、维护结算规则功能、查询项目结构功能、查询项目层级结构报表功能、维护项目预算功能、调增调减项目预算功能、查询项目预算功能、查询项目预算调整历史功能、查询项目成本行项目报表功能、查询项目成本执行情况功能、项目负责人维护功能、上载工时信息等各项事务功能,以上都是通过输入对应的事务代码实现系统操作。本文重点针对ERP软件系统中的科研项目预算的具体功能做出以下分析。
 
  (一)工作分解结构(WBS)创建功能
 
  首先,要修改系统的用户状态到立项状态,再开始创建WBS节点,而创建科研项目WBS是所有后续操作的基础,WBS号有具体的编码规范。WBS首层部分:第1位表示项目类型,“E”表示科研类项目;第2位为分隔符“-”;第3、4位代表公司代码后两位;第5、6位表示项目立项年份后两位;第7位表示科研类项目类别;第8-10位为流水号;WBS主体部分:第11-22位表示分隔符+WBS流水号[2]。另外,在企业实际应用中,为了规范和加强科研项目经费管理,解决科研项目资金核算问题,在进行科研项目资本性投入时需要跟踪不同性质资金的使用情况,实现科研项目的国家拨入资金、上级拨入资金和公司配套资金等不同来源资金的使用及独立核算。因此,WBS结构项目定义的最末层节点建议按照科研项目资金来源拆分,分为国家资金、集团公司资金、公司配套资金、公司依托资金及分(子)公司自筹资金等。WBS创建完成后,按要求把科研项目结算规则均结算至总账科目“成本费用-科研-生产研究”项下,最终实现整个WBS的管理费项下单独核算。
 
  (二)维护项目原始预算功能
 
  完成WBS节点创建后,需要修改系统的用户状态到预算状态,即科研项目完成立项工作后,系统中再继续录入与科研协议/合同书中一致的原始预算,启用科研项目预算管控功能。在系统操作中对项目原始预算的维护主要是在各WBS元素上维护具体的原始预算值,一般在最末节点上录入预算数据。建议使用CJ30事务代码,系统操作中是在“期间”字段选择需要维护原始预算的总体或者具体年度。在维护各WBS元素上的原始预算值时,必须满足以下校验:1.同一年度下,子层WBS节点上的原始预算之和≤父层WBS上的原始预算;2.同一WBS节点,年度预算之和≤总体预算,否则系统将发出“报错”且无法保存原始预算。科研项目预算管控功能可以实现对项目成本的事前管控,系统不允许对所有超预算的手工记账或后勤单据创建,从而避免科研项目超预算现象的发生。
 
  (三)更新项目预算——预算调增调减功能
 
  项目原始预算录入完成后,修改系统的用户状态到实施状态。在项目实施过程中,当需要变更科研项目原始预算时,需要首先完成预算变更线下审批工作,再返回ERP软件系统中更新预算,这就可以通过预算调增和调减操作功能来实现。建议使用CJ37/CJ38事务代码启用按项目进行预算调增调减功能,因为应用这个事务代码可以保留原始分配预算,并且对预算的调整形成记录。
 
  在系统操作中对项目增减预算的维护主要流程:当增加预算即项目维护的原始预算不足时,需要在线下完成预算追加审批手续后,使用CJ37事务代码启用按项目进行预算调增功能,它可以对预算进行调增的补充预算操作,从而实现既保留原始分配预算的同时又对预算的调整形成记录;当减少预算即项目维护的原始预算过多时,需要在线下完成预算调减审批手续后,使用CJ38事务代码启用按项目进行预算调减功能,它可以对预算进行调减的减少预算操作,从而实现既保留原始分配预算的同时又对预算的调整形成记录。
 
  (四)查询项目预算功能
 
  项目实施过程中,如果需要查询项目预算,即项目组如果需要实时查看项目的原始预算和当前预算等信息,以及要查询项目预算调整历史时,建议使用CJ31显示预算的事务代码,它是可以查看项目的预算、预算调增调减等信息,显示的内容中包括在WBS元素上的预算、当前预算、已分配的、可分配的、累计的、剩余的等相关的预算信息,通过查询预算功能实时管控预算。
 
  (五)查询项目成本行项目报表功能
 
  成本管控是科研项目实时管控的重点,科研项目管理人员需要实时控制已发生的成本,以保障科研预算的合规使用。在科研项目成本录入ERP软件系统后,项目管理人员如需要查看项目的WBS元素上发生的成本行信息,可以使用CJI3-实际成本/收入事务代码。它通过在筛选执行前输入数据库概要、利润中心、WBS、记账日期、生成报表布局格式等各选项信息后,即可按需生成对应成本报表,生成的报表信息主要包括财年、过账日期、参考凭证编号、成本要素、货币值、凭证抬头、WBS元素、用户名等各字段信息。通过成本行项目查询功能,项目组能及时进行成本分析。
 
  (六)报表开发相关功能
 
  为了使ERP软件的输出数据更符合使用者需求,可以为ERP软件系统二次开发各类功能性预算相关的报表,例如,查询项目预算调整历史、查询项目成本执行等报表。科研项目组如果需要查询预算调整历史,除了可以在SAP系统中详细查询项目做过的预算调整信息,包括最初预算、当前预算、补充预算、减少预算、释放预算等信息,还可以定制开发能查询预算调整的报表;如果科研项目组需要查看单个/多个项目的WBS元素上发生的项目成本执行情况信息,包括当前预算、实际成本、承诺的、已分配的、可用的等各项信息,可以定制开发能查询项目成本执行情况的报表。

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  四、企业ERP软件应用存在的问题
 
  ERP软件系统上线后,如何充分利用并优化系统的功能,促进ERP软件系统更适应企业的发展,这就需要我们不断发现应用中的问题,主要存在以下几个方面的问题。
 
  (一)科目逐一匹配性问题
 
  科研与财务科目逐一匹配性方面问题突出。具体表现为当科研项目启动预算下达后,在ERP软件系统中,需通过财务科目进行实时的费用记账,那么就要求科研预算科目与财务科目一一对应,才能够真正地实现对于项目预算花费的控制以及统计。而在当前企业的ERP软件系统WBS节点结构下,财务记账的会计科目与科研项目合同书中的核算科目尚未实现逐一匹配,主要是多个财务记账的会计科目在系统中记账后对应到一个科研预算科目上,查询科研项目成本时,通过导出的成本行项目报表无法直观判断科研预算科目是否合理,需要手工筛选判断。
 
  (二)系统中分包成本控制问题
 
  未启用科研分包服务流程,未全面实现分包成本控制。ERP软件系统里的科研项目分包成本控制功能,理论上是通过建立分包服务订单后每月按进度对分包成本进行确认,分包服务订单费用占用项目预算。而在企业实际应用中,因分包合同过多而出现分包服务订单创建、订单进度确认上不及时导致系统中出现遗留部分订单未进行确认,从而未启用ERP系统中的分包服务流程,对科研分包合同的处理方式以线下确认进度为主,分包费用由财务采取先挂账然后再根据实际分包费用进行冲销处理,这就造成无法对分包成本进行实时分析。
 
  (三)报表使用情况问题
 
  适用高层领导的报表较少。当前,在科研预算管理实施过程中,因业务需求未清晰描述,尤其是未充分梳理高层领导的业务需求,适合高层领导使用的报表较少。例如,科研研发投入执行情况、科研投入与产出情况等决策投入类的报表,最终因高层领导无法通过ERP软件系统看到他所关注的业务数据,所以,可能减少对ERP软件系统的关注度、参与度。
 
  五、企业ERP软件应用的优化及改进对策
 
  (一)建立财务与科研科目对应关系
 
  企业应制定与科研预算科目对应财务科目解释相关的管理制度,规范科研与财务科目间的对应关系;优化报表功能,在财务导出的报表原始凭证行项目中增加科研科目列信息,与财务科目在报表中建立对应关系,实现对于项目预算成本的控制以及分类统计。
 
  (二)上线科研分包成本控制流程
 
  企业在后期ERP软件系统优化时,由各业务用户自行严把数据源头质量,并通过建立相应管理制度明确划分分包确认及管理职责后,考虑启用科研项目分包服务流程,通过确认实时分包进度计入分包成本,最终实现分包成本分析。
 
  (三)开发满足高层领导决策相关的报表
 
  管理者的正确决策、大力支持、积极参与,是ERP软件系统应用获得成功的关键因素,因此,企业应在充分调研高层领导需求后,通过可视化、网络化的报表四化技术手段形式展示输出数据,提升管理者对ERP软件系统的关注度、参与度。
 
  六、结语
 
  相较于传统管理模式,ERP软件系统最大的优点是数据共享功能,它涉及企业管理的各个方面,为其提供良好的沟通桥梁。ERP软件系统的功能强大、功能模块多,因此,企业需要保障ERP软件系统主数据的质量。从预算管理角度出发,企业应搭建与ERP软件的科研预算管理模块中主数据相关的子系统,例如,采办管理系统、财务云、科研项目管理系统、科研成果管理系统等,以满足相关业务需求。通过开发子系统与ERP的接口来传输数据,从而确保ERP软件系统主数据的质量,使ERP软件发挥最大化的应用价值。
 
  随着企业管理理论和IT技术的不断创新、市场需求的不断变化,企业科研预算管理流程也必然随之而改变,这需要经过艰难的ERP软件系统二次开发和实施才能实现,未来,ERP系统可能会朝着可视化、网络化的方向发展,因此,企业在实践中要积极地借鉴优秀的管理理念,在实践中不断升级和优化,以促进企业通过数字化、智能化实现高质量发展。
 
  参考文献
 
  [1]李岩.浅谈ERP软件系统在生产制造企业中的应用[J].商讯,2021(28):91-93..
 
  [2]刘立伟,范庆爽.企业资源计划系统在科技项目经费管理中的应用研究[A].中国造船工程学会《中国造船》编辑部.海洋工程论文集[C].2014:5.
 
  [3]沈凤丹.论中小制造企业基于ERP的成本核算与管控[J].中国市场,2021(24):51-52.
 
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