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企业合同审核过程中的风险点及防范策略探讨论文

发布时间:2022-08-11 10:32:22 文章来源:SCI论文网 我要评论














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  摘要:合同作为对双方权利义务约定的一种形式,是企业正常开展生产经营活动的必要保障,是社会信用的重要体现形式。权利义务的约定、履约方式、违约条款、保密条款等作为合同的实质内容和主要条款,需要重点审核关注,以规避可能隐藏的法律、商业风险。法律中明文规定的典型合同种类繁多,本文主要以企业经常涉及的买卖合同为例进行重点分析,并针对买卖合同审核过程中可能出现的风险情况进行了系统梳理,最后提出了针对性的防范策略,以供参考。
 
  关键词:合同审核;风险;防范策略;条款;违约
 
  买卖合同是商品交换或提供服务的一种法律形式,具有法律效应,企业在日常生产经营中离不开对买卖合同的应用。同时,合同也是交易双方建立信用、获取信任的重要途径。为此,合同所包含的各项条款内容均需要做好审核工作,以此提高企业对合同的掌控力度,有效规避相关风险因素。企业需要确保签订合同的过程符合目标任务完成的实质要求、符合单位内部的程序化规定、符合法律法规的强制性规范和要求。部门人员审核过程中要严格遵守与之相关的法律法规,避免与强制性规范产生冲突导致合同条款和约定无效,同时认真摸查签订合同的另一方当事人是否拥有签约能力、履约能力。
 
  一、合同审核的要点
 
  1.合同主体是否适格
 
  对于所有种类的合同而言,主体享有诉讼实施权,即适格与否是需要重点审核的指标,所以,在审核环节需要将另一方合同当事人的工商登记信息、经营许可证、经营范围、资质进行考察。当合同相对方为自然人时,应将其身份证等信息作为合同附件以证实其有签约能力。例如,合同相对方为分公司时,还需查证其是否有签约主体资格;合同相对方为个人独资企业,是以个人名义签订合同抑或是以企业名义签订合同;签约代表的授权范围等。

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  2.合同内容和程序是否合法
 
  审查合同过程中需要运用相关法律法规,这其中会涉及多种法律法规条款。例如,对履约地的约定、对不动产和动产物权的设立、变更、转让等方式的约定是否与国家强制性规范相冲突,同时,需要对抵押物进行必要查册,避免因受偿顺序导致己方债权无法实现。如果合同中的交易方式、争议解决方式等内容存在法律强制性规定,双方需要遵守条款规定,以充分确保合同的执行效果。另外,虽然内部签约程序的设定只产生约束内部的效果,但内部程序的不严谨不严格而产生的问题,往往会产生直接的对外效果。同时,在审核过程中只有使用法人合同专用章完成合同签订才能确保合同权益得到发挥,如果使用其他印章,很可能导致合同功能失效。
 
  3.权利义务是否明确、具体,表述是否规范
 
  需要确定合同中的各类约定都指向一个主题,如果约定存在模棱两可、相互冲突的问题,很可能不利于己方维权。特别是当己方为格式合同的制定者时,往往会采取不利于格式合同制定方的解释。若为保证安全交易,应对合同内的各项权利义务划分界限,防止合同存在风险问题。合同严谨、规范的表述是一份标准合同的重要指标之一,模糊不清的表述,例如,“等”字的滥用,往往给对方以可乘之机;“定金”和“订金”的区分,直接关系是否资金返还、双倍赔偿等问题;过于考虑己方利益而将损失、风险全部归于合同相对方承受,则可能导致因违反公平原则而使合同无效或部分无效的结果。
 
  4.交易目的是否满足
 
  交易目的是贯彻合同的主线,对于后续变更合同、纠纷时合同的解释具有重要作用。在合同起草签订过程中须确保其内容是根据双方当事人的具体需求而建立的,如果双方存在合同纠纷,则需要进行合同变更,所以,在合同的正文前可以简述签订合同的目的。通过设立合同目的的表述,对产生纠纷后的解释、纠纷处理原则具有指导意义。通过优先考虑合同目的,能够避免和减少出现双方交易纠纷,并丰富相应条款。例如,当遇到恶劣天气或交通情况受阻的情况下,可灵活采取对易腐易坏等商品进行紧急变卖处理,而非不顾实际情况,固守条款约定导致商品腐烂变质。此时应按照合同目的,善意促进合同的履行,推定合同相对方同意;对合同兜底性的“等、其他”的表述进行解释,合同目的也是解释的一项重要依据。
 
  5.合同内部审核要设有专人把关
 
  合同是对外合作沟通的重要文件之一,代表着双方的意思表示。然而在合同审批流转期间往往涉及业务、财务、法务等多部门,各部门从部门职能提出的意见可能出现一致、有所参差甚至完全相悖的情况。因此,当各部门提出意见后,往往需要专门人员进行汇总整合、沟通协调,如何将模糊甚至可能有冲突的各方意见整合为单位(法人)整体意见,并翻译成法律语言体现在合同上,显得尤为重要。
 
  6.合同审核要关注效率和风险
 
  合同审核要同时对合同的可行性进行研判,在执行效率和风险把控两者中寻找平衡点。作为甲方,过于严厉苛刻的合同不仅有违公平原则,也可能造成合同无法履行导致工作难以推进的情况;而过于宽松的合同,则容易带来风险隐患,一旦产生纠纷则将使己方处于被动地位。因此,合同审核工作不仅要从法律、业务层面考虑,也要有一定的组织协调能力,更要擅长从效率和风险两者之间寻找平衡点,既要高效率也尽量地减少和降低风险。合同审核不仅考验专业知识,也同样考验执业素质。
 
  二、合同风险的表现类型
 
  1.合同签订过程中带来的风险
 
  这类风险的产生主要是在签订过程中对合同价格、付款方式、履约条件、结算条款等产生的异议,导致潜在签约风险,所以此类风险就必须在合同审核的时候进行认真把关。例如,对合同的价格是采用固定价格还是浮动价格、合同金额是否含税、对税务发票是需要增值税专用发票还是普通发票;对结算方式是一次性结算还是采取留质保金、银行保函等方式;设定给对方的义务是否明确、重要条款是否作了明显提示性标记等。如果对上述内容和条款把握不准,则将给后期执行带来潜在风险。此外,在合同签订之前的商榷阶段,需要保留关键信息的书面沟通材料。例如,在大额订单签订前,履约方往往会为准备履行合同做准备工作,此时会消耗一定的人力和物力,但合同并未正式订立,因此要谨防对方是否存在为假借订立合同,恶意进行磋商,是否存在故意隐瞒与订立合同有关的重要事实或者提供虚假等情况。因此,可在合同审核时设定一定条件达成、一定期限届满即生效的约定,即附加生效条件、期限的合同。
 
  2.合同履约方面的风险
 
  这类风险多存在于较为具体和特殊的情况,包括自身的和客观的原因难以执行而被对方起诉、对方不能正常履行合同需要按法律流程起诉、国家政策等外部环境的变化等方面的原因,在这种风险情况下,就需要合同的管控方充分发挥主观能动性,通过采取积极措施提前介入处理,从维护己方利益的角度出发,对合同争议条款进行解释和沟通,本着友好协商的原则尽量促成合同目的达成,通过变更合同、签订补充协议等方式做出双方都认可的让步,以促共赢。在无法协商的情况下,如何使仲裁或诉讼能够更便于己方行权则显得尤为重要。故此,合同审核阶段即要将此类情形充分考虑,在合同中约定更便于己方的仲裁、诉讼方式和管辖法院,为后期维权提前做好铺垫工作。
 
  三、企业合同风险的识别方法
 
  1.考察法
 
  如果合同涉及交易金额过大,并且对交易方的信誉不了解的情况下,可以考虑通过实地考察的方法,分析合同交易方的资质和信誉,也可通过走访其他与之合作过的企业沟通了解相关情况,确定其提供的商品(服务)是否符合合同预期。进行实地考察前,一定要对合同所可能涉及的各个方面进行分析,准备好相应的资料,带着问题、有针对性地进行考察和分析,获取对合同签订有力的证据资料。合同中涉及作为履约保证的抵押物时,还须尽可能对抵押物进行查册,查明抵押物是否一物多押、受偿顺序是否优先等具体情况。

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  2.测试法
 
  根据测试法模式分阶段地对合同进行测试,查找在有效期内合同各阶段存在的风险以及控制缺陷,对其存在的潜在影响进行分析,并从整体确定风险的重要程度,制定风险防范方案。合同测试的主要目的就是全过程跟踪合同的执行控制过程,对整个合同执行期内的变化进行反馈,降低风险,例如,因宏观政策变化导致合同不能如约履行,应及时地与对方进行沟通协调;如果因合同方经营不善等原因导致合同未来很难执行下去,应立即采取相应的措施降低风险。
 
  3.分析法
 
  针对合同方与其他合作方建立的合同关系进行审查,并深入分析相对方的财务往来数据、统计资料以及企业历史管理资料等信息,并结合现今市场环境发展趋势和未来可能变更的法律条款,判断对方是否具有履约实力,明确其中存在的风险因素,制定有效的风险规避策略。采用分析法需要企业的合同审核人员建立单位合同管理档案库,由签约部门对拟签约合同方资质等进行审核、服务比价。同时,合同审核人员形成档案库详细记录,分析合同方的履约情况、信誉资质、经营管理状况等方面,及时反馈到合同的执行过程中。
 
  四、加强合同管理的相关策略
 
  1.严格遵守合同签订流程规定
 
  企业在签订合同时需严格按照流程规定分步骤进行,通常合同管理负责人主要来自业务部门、财务部门、合同管理部门的工作人员。各部门在管理合同时应考虑机构、制度、人员这三项条件,并且管理和统计合同的部门由合同管理部门承担,同时也负责监督合同执行状态,具有履行行政管理合同的职权;财务部门主要负责监管合同经费。在签订合同之前,这三个部门应先调查和了解合同主体的自信度、履约能力是否可信,且遵守相关法律条文,如果合同涉及金额较大,需要管理合同的工作人员与财务部门一同参与谈判环节,合同登记表由业务部门人员进行填写,并填列签订合同的具体时间、合同相对方所处单位、项目名称、合同执行期、前期审查情况等。并将登记表和合同文稿一起提交给业务部门进行审核,签署审核建议后将其再次转交到财务部门审核。
 
  2.规范合同审核管理
 
  合同审核是合同签订环节中的重要一环,各部门都要发挥自身的职能加强对合同的审核力度。例如,在审核时财务部门需要结合国家有关法规条款和财务制度,在考虑风险资金、税收筹划的前提下,根据前期调研、谈判状况审计合同文稿,在签署审核建议后转到业务部门进行优化调整。合同的终稿审核应是在所有合同流程走完后汇集到经办人,经办人根据各部门提出的修改意见与合同对方进行沟通,完善合同签订过程。在合同签订审核时,如遇到合同所涉及金额过大,合同审核人员提交的合同决议必须由公司的决策会议进行讨论、通过,并制定相应的风险防范措施。在合同未正式生效前,经办部门不可擅自履行合同内容,应积极地配合合同审核人员做好审核管理工作,防止先履行义务再签订合同的情况发生,避免给公司带来被动的影响。同时,合同审核人员要对所有签订的合同进行登记管理,整理成卷,为后续的档案查询提供方便,并将合同审核发现的问题在单位内部进行传阅,以避免同类型审核问题再次地出现。
 
  3.加强合同后续管理
 
  管理人员对合同登记表进行装订工作,形成合同台账,并根据性质对合同进行分类统计,并对合同文本的份数、附件、处置记录、履行情况记录、纠纷处理记载等定期进行整理汇总,并建立档案。正式签订合同后需要一式两份或根据各单位要求的份数准备,其中必须提交给综合管理档案部门一份。此外,也可以提交财务部门进行备案,财务部门在后续付款的时候需要根据合同的内容跟进下审核,查看是否满足合同支付条件。合同的执行期间,经办部门应及时收集合同执行过程中的资料,包括相应的支付凭证、变更内容、补充附件等,如果涉及对合同的重大影响事项,应单独对合同的事项走内部流程进行决策,制定完善的应对措施。通过严格化的合同管理工作,能够优化企业内部合同管理制度,与此有关的部门之间也能够相互督促,互相衔接,这种方式在一定程度上能够减少企业经营环节产生的个人不良行为或者领导者过度集权的问题,并可降低资金风险以及经营风险。
 
  五、结语
 
  综上所述,合同带有一定的经济性质,并且在签订完成后受法律保护,交易双方只有在完成合同签订的环节后才能进行后续的合作。为加强合同签订的安全性,应加强合同审核力度,做好风险预判工作,并且在合同运行期间,应全面履行其合同规定的条款,存在争议时,及时整理、收集证据,以此维护自身权益,并坚持零诉讼,以此促进企业有序、健康地发展。
 
  参考文献
 
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