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小微企业依托财务代理公司构建财务共享中心的思路与框架论文

发布时间:2022-06-21 13:40:25 文章来源:SCI论文网 我要评论














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  摘要:在大数据时代背景下,企业财务数字化转型已成为一种趋势,在“大智移云物”技术的驱动下,财务共享服务中心成为大型企业财务转型的首选手段。对于小微企业而言,是否也能通过财务共享服务中心改善财务问题、达到转型目的,从而实现健康、持续发展?为此,本文分析了小微企业目前存在的财务问题,并提出了依托财务代理公司构建财务共享中心的思路和框架,希望借此能够帮助小微企业改善财税模式和生产经营模式,为小微企业财务数字化转型提供借鉴。
 
  关键词:财务共享中心;小微企业;财务代理公司;财务转型
 
  随着大数据时代的到来,财务转型成为必然趋势,财务共享中心应运而生,它可以满足传统财务模式无法满足的新时代需求——增强财务管理职能,降本增效,合理分配资源,打破信息壁垒。在“大众创业、万众创新”的理念下,我国创业热潮兴起,小微企业的数量逐步增加,已然成为我国就业的主要渠道、创新的重要来源、市场发展的主力军。然而,小微企业常难以抵御市场变化的波动和行业周期的冲击,尤其在新冠疫情的冲击下,生存需求迫在眉睫[1]。小微企业需要提高财务管理能力,并紧跟数字经济国家战略,积极推进数字化转型。鉴于当前众多小微企业采取委托财务代理机构履行财务职能,不妨利用财务代理机构的特点来建立财务共享中心,打造生态合作圈,助力小微企业完成数字化转型,弥补小微企业经营管理的不足,实现行业内的规模经济,从而提升小微企业的生存能力。
 
  一、当前小微企业面临的财务问题
 
  (一)规模小,缺乏专业人才
 
  小微企业通常规模较小、组织结构较简单、业务较单一,因此对财务人员的要求不高,即便设置了财务岗位,也仅仅是满足企业记账、纳税的需求。另外,小微企业在工资及员工晋升渠道方面存在劣势,难以吸纳专业财务人才对企业的资金进行管理。而大部分的小微企业为了节约人力成本,往往选择财务外包的形式,委托财务代理机构完成本企业的基础账务工作。

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  (二)财务管理能力弱,融资难度大
 
  受小微企业规模的约束,小微企业所有者不能充分重视提升企业财务管理能力和建设企业财务管理体系的重要性,导致企业无法对资金进行有效的掌控,无法利用财务信息对企业的发展提供决策依据和预警,从而无法提升企业抵御风险的能力。小微企业易陷入融资难的困境,也是因为缺乏系统的财务管理体系,使得财务数据缺乏可靠性与透明度,影响了信用评级[2],增加了融资难度,从而影响企业的可持续发展。财务管理是企业一切活动的基础[3],完善的内部控制制度与财务管理体系是小微企业能够长远发展的基础。
 
  (三)信息获取滞后,汲取政策红利能力弱
 
  小微企业作为解决就业人口的主力军,在国民经济中起着重要的支撑作用,其发展也受到国家的强烈重视,政府也颁布了一系列政策来扶持小微企业的发展。然而,大部分小微企业对国家或地方的相关优惠政策关注度不高或者理解程度有[4]、不知道如何获取,因此难以借助扶持政策、税收优惠、税务筹划、融资政策等为企业合法合规地降低成本、合理安排企业资源、规避风险、提升企业竞争力。
 
  (四)传统财务代理记账模式不能提供高价值服务
 
  传统的财务代理机构记账模式是一对多的模式,由一个代理会计师负责多家企业。这种模式下代理会计师的业务量大,容易造成业务的积压。这不仅让代理会计师束缚在低价值的重复的记账工作中,还会增加委托方的财务风险。通常小微企业都是通过邮寄的方式将资料传递给财务代理机构,这增加了处理财务工作的时间成本和资料丢失的风险,导致会计核算的及时性受到影响。再者,财务代理机构的人员流动性大,当代理会计师离职时,可能导致其负责的各小微企业的记账连续性遭受破坏。另外,代理会计师难以了解企业的真实经营过程,使得会计核算与公司管理相脱离,因此不能为企业提供类似财务管理方面的高价值服务。
 
  二、依托财务代理公司构建财务共享中心的思路与框架
 
  (一)小微企业构建财务共享中心的意义
 
  对于小微企业而言,财务共享服务中心除了能够帮助小微企业完成基础账务处理工作,还可以为小微企业提供诸如建立财务管理体系、内部控制体系、税务筹划等高价值服务,帮助小微企业解决融资困境,并且小微企业能及时了解所处细分行业或细分领域的变化,增强风险抵御能力,满足小微企业的生存需求。对于财务代理机构而言,财务共享服务中心的建立有助于提升其市场竞争力,摆脱目前财务代理行业低价恶性竞争的局面,同时也可以增加财务代理机构对专业人才的需求和对财务共享中心运行与安全的维护成本。
 
  (二)小微企业建立财务共享中心的优势
 
  提升财务管理质量和效率。财务共享服务中心具有集中化、标准化、规范化的特点,这些特性减少了传统人工交接业务的时间成本,提升了工作效率和质量。财务共享中心将低价值作业集中处理,使会计人员从繁琐的记账工作中解放出来,从幕后工作者转移至幕前,由基础核算会计转向财务管理会计,深入企业的经营管理过程,参与企业的战略及决策制定过程,为客户提供高价值服务,提升小微企业的管理能力。
 
  保证数据可靠,便于分析预测。小微企业依托财务共享服务中心实现业务与财务的集成,财务数据也由反映事后情况逐渐向事前预算管控、成本分析和事中统一规范管理转变,能完整地反映整个业务链情况,有效规避财务数据造假。财务共享服务中心可以利用对生产经营过程中监管和收集的数据进行分析,预测企业可能面临的风险,帮助小微企业建立健全防范机制和内控机制,提升企业的试错能力和风险应对能力。

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  保障信息完善,解决融资难困境。财务共享服务中心帮助小微企业有效管理资金,分类储存各生产经营中的数据,并链接政务机关和金融机构,保障了小微企业财务数据的真实性和透明性,提升了银行对小微企业的信用评级,消除了小微企业与金融机构之间的信息不对称,帮助解决小微企业融资难的困境。
 
  通过数据集合形成规模效应。财务共享服务中心不仅可以对企业内部的数据进行挖掘整合,达到资源优化配置的效果,还可以收集外部的行业信息和政策,然后反馈给客户,帮助客户利用外部条件规划企业的发展方向。此外,小微企业与财务共享中心的联系类似于以财务共享中心为核心的生态圈,小微企业就是加入生态圈的合作伙伴,当数量庞大的小微企业依托财务代理机构设立的财务共享中心集合在一起,可以发挥出规模效应。
 
  (三)小微企业构建财务共享中心的基本框架
 
  与传统的财务代理模式相比,依托财务代理公司构建的“客户咨询-数据收集-会计核算-管理服务”整套服务,流程衔接更加流畅,实施效果更加高效。财务共享服务中心集中化、标准化、规范化的特点决定了其能够发挥内部协同效应,整合资源,同时对外部小微企业发挥经济协同效应,实现小微企业与财务代理公司的价值最大化。财务共享中心的具体构架如下:
 
  1.前端服务平台
 
  前端平台主要服务于营销部门和客服部门,其利用财务共享中心平台的搭建起来的底层架构,抓取数据,协助营销人员和客服人员高效完成工作。对于营销部门而言,可以在前端服务平台中建立客户数据库,使其可以提取客户的资讯信息,并借助大数据技术挖掘客户的需求、寻求潜在客户并按意向将客户进行分级,这样便于智能派单系统按业务能力、类型等规则向各营销人员和财务人员分派对应的客户,实现专业定制化服务。前端服务平台将客户接受服务后的反馈意见进行收集,利用规则引擎向客服部门发送,便于客服人员可以在第一时间与客户对接,这提高了财务代理机构留住客户的能力,同时信息化和标准化的流程也便于营销部门和客服部门的业绩评价和日常管理。
 
  2.业财一体化平台
 
  当前市场经济环境更加复杂多变,特别是在新冠疫情的影响下,小微企业最迫切的需求已转变为保生存,这要求企业能够更加快速地应对外部环境的变化,然而传统的财务事后核算已不能满足这种需求。在这种形势下,小微企业更适合运用业财融合模式。该模式将事后财务核算前移,配合业务的发展;在进行业务决策时能够及时地为企业提供以数据支持为基础的财务分析和预测;能够高效利用资源,做好财务规划,降低生产经营风险;这些特点契合了小微企业目前的迫切需求。
 
  业财一体化平台是财务共享中心构建的重要组成,通过整合前端业务单元与后端财务单元,让财务代理公司能够充分了解小微企业实际经营过程,避免传统代理记账模式下的会计核算与经营管理分离的情况;打破小微企业与财务代理公司之间的信息壁垒,帮助小微企业优化业务流程,做到事前规划、事中控制、事后评估,使业务全过程透明化,可视化,方便企业客户进行员工绩效评估。通过利用云计算技术,业财一体化平台可以智能化集成各环节的信息数据,让各个环节的数据发生交互。一方面,财务共享中心可以快速、高效地收集数据信息,减少数据传输过程中失真的问题,保证业务数据与财务数据的一致性和真实性,提高财务数据的质量;另一方面,财务共享中心能为小微企业提供更快、更有效的财务分析,有效利用已有资源,达到降成本的目的。此外,业财一体化平台对企业生产经营过程的可视化管控,便于财务代理机构的财务人员识别出小微企业内部控制存在的问题,并助力小微企业完善内控制度和管理体系,提升企业的防御能力。
 
  业财一体化平台还可以嵌入线上费用报销系统、影像和档案管理系统、发票管理系统、进项税核对系统、供应商系统等。客户还可以通过手机端或PC端实时上传合同、票据、订单、发票、报销单等日常经营所产生的文件、票据等。在智能化方面,业财一体化平台会自动扫描、验别真假,并提取信息和结构化或非结构化的数据,将这些信息或数据储存至为每个小微企业建立的数据档案库中,从而实现客户资金流、销售流、物流等动态信息与业务、财务无缝衔接。其中,每个数据档案库都会用电子锁控制,只有客户和负责的财务人员能够按需按权限查询。
 
  3.规范化作业平台
 
  规范化作业平台是将相同的业务集中处理。规范化作业平台按照核算职能、结算职能、账簿管理职能等大类分割小微企业所涉及的常规财务业务,然后在大类中细分板块集中处理。比如,核算职能可细分成应收账款、应付账款、固定资产、工资及福利等板块;结算职能可细分成资金结算、资金控制、预算控制、银企对账等板块;账簿管理职能可细分成明细账、总账、科目余额表、财务报表等板块。业财一体化平台收集整合小微企业的业务数据,规范化作业平台利用数据捕捉技术识别小微企业所属细分领域、识别业务、分类业务,将同领域同类型的业务处理归集在一起,交由专门的会计师进行规范化处理。
 
  与传统代理记账“一对多服务”相比,规范化作业平台虽然将相同业务集中在一起处理,但是各个小微企业的业务量各不相同,为了使会计人员的绩效考核更加公平,可以增设“分单-抢单”模式,即由系统按每个会计人员负责小微企业的最低数量派单,然后根据会计人员的能力和客户的满意度,会计人员可以在最低数量的基础上优先抢单。“分单-抢单”模式的实施全程透明化,每位员工可以看到每个订单的复杂程度,根据自己的胜任能力权衡是否进行抢单,在完成量的基础上还要重视质的保障,将工单(量化)和工时(非量化)量以及客户满意度与员工绩效评定挂钩,从而可对员工绩效进行数据分析,激发员工的积极性。
 
  4.数据监督平台
 
  数据监督平台通过业财一体化平台传输的数据,深入分析小微企业的业务流程,为小微企业设置成本、预算、纳税等影响企业发展的边际值,当小微企业在生产经营过程中超出边际值时或产生异常值时进行预警,便于财务人员追根溯源,探寻原因。数据监督平台作用的发挥贯穿于整个财务共享服务中心的运行过程,这是一个动态的监督过程。因此,数据监督平台还下设了预算管理、业务规划、税务筹划等板块,以此帮助提示异常值的企业根据外部环境变化来改进自身业务发展方向并重新设置边际值,并为其提供建立资金管理体系、财务管理体系、内部控制体系,减少不必要的成本,提高经营效益等高价值服务。
 
  5.技术支持平台
 
  技术支持平台与第三方软件合作可以减少财务代理公司建立财务共享中心的技术成本,技术支持平台需要确保引入的第三方软件与财务共享服务中心底层技术相兼容,它是财务共享服务中心与其他软件开发商协同合作的保障,例如:嵌入ERP、SAP、RPA等系统来实现对客户企业资源规划管理以及自动化税务申报、银企对账等功能。此外,财务共享中心还可以建立和商旅软件、物流软件、电商软件等外部软件的链接端口,形成公有云的搭建,提高客户使用财务共享中心的便利性。技术支持平台除了维护财务共享服务中心的运行之外,还需要不断创新和优化,让财务共享服务中心在能够面对不断变化的市场环境和新业务的需求的同时,“轻”量化完善财务共享服务中心,以便其可以迅速响应外部变化,并降低响应变化带来的系统更新难度和成本。
 
  三、结语
 
  在大数据时代背景下,“大智移云物”技术的不断发展推动着财务工作向自动化、数字化和智能化方向转型[3],数据信息化也推动了共享生态的形成[2]。财务代理机构建立的服务于小微企业的财务共享服务中心,凭借业财一体化平台、规范作业化平台等,让小微企业的财税职能不再浮于表面,而是与实际经营相结合,在助力完善小微企业财务管理体系和内部控制体系的同时,让小微企业整个生产经营过程变得更加标准化、专业化,从而提升小微企业的风险抵御能力和生存能力,促进小微企业的健康、持续发展。
 
  参考文献
 
  [1]薛青梅,张文科,张原.小微企业财务共享服务建立的动力机制及其构建模式研究[J].财会月刊,2020(19):59-64.
 
  [2]吴红虹,彭文良.财税共享中心运营模式在小微企业中的应用研究[J].池州学院学报,2020,34(4):66-68.
 
  [3]田高良,陈虎,孙彦丛,等.“大智移云物”背景下的财务转型研究[J].财会月刊,2019(20):3-7.
 
  [4]史燕丽,孙园园.互联网时代基于云技术的小微企业共享财务研究[J].财务管理研究,2019(2):42-47.
 
  [5]凌贤姝,谢梓钦.财务共享云环境下小微企业财务记账系统的应用研究[J].电脑与电信,2018(10):16-18.
 
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