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高职院校采购档案规范化管理初探论文

发布时间:2020-01-17 16:46:19 文章来源:SCI论文网 我要评论














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摘要:本文介绍了高职院校采购档案的特点,分析了目前采购档案管理中存在的问题,阐述了采购档案管理的任务和内容,探讨了采购档案管理工作规范化的措施,希望能促进高职院校采购档案管理工作的进步。

关键词:高职院校;采购档案管理

本文引用格式:罗余庆,等.高职院校采购档案规范化管理初探[J].教育现代化,2019,6(53):268-269,284.

         随着政府不断加大对高职院校的资金投入,高职院校的采购活动日益增多。大多数高职院校都设置了专门负责采购的部门,严格执行采购规范程序,但对采购档案的规范化管理却未给予足够重视,在采购档案管理中普遍存在着档案管理制度不健全、档案资料归档率较低、档案信息化建设滞后、档案管理人员专业素质不高等问题。而高职院校采购档案是反应采购程序是否符合法律法规的重要佐证材料,因此高职院校应重视对采购档案的规范化管理,这也是学院维护自身利益、防范采购风险的迫切需要[1]。

一 高职院校采购档案的特点

        高职院校采购活动涉及领域广、方式多、时间长。高职院校采购既有资金量较大的基本建设、设备采购、后勤保障等项目,又有资金量较小的日常维护、办公耗材、标牌制作等项目。根据项目资金的大小,一般高职院校的采购方式可分为政府采购和非政府采购,其中政府采购又包括公开招标、邀请招标、竞争性磋商、单一来源采购、询价、竞争性谈判等形式。在高职院校采购活动中会产生大量的采购档案,高职院校采购档案是指在招标采购过程中形成的各类文件、图纸、音像及电子资料,这些档案是对采购过程的真实反映,是对采购程序的资料体现[2]。

        高职院校采购档案具有来源多、种类多、数量多等特点。来源有政府集中采购、社会代理机构采购、院校自行采购形成的采购档案资料,其中政府集中采购和社会代理机构采购的采购档案由于其专业性,整理较为规范,装订成册,形成汇编文件,问题较多的是院校自行采购形成的档案,整理难度最大,最易出现问题。高职院校采购项目逐年递增,每个采购项目都会产生相应的资料,导致资料数量越来越多,由此对高职院校采购档案管理工作提出了更高的要求。

二 高职院校采购档案管理存在的问题

(一)高职院校采购档案管理制度不健全


         目前,多数高职院校都没有健全的采购档案管理制度,导致档案管理工作缺乏有力的执行依据,档案管理的职责也不够明确。档案管理人员对采购档案管理的认识存在不足,常常在工作中互相推诿。在采购档案管理中,院校各职能部门之间缺乏必要的沟通,都认为采购档案资料的收集整理与已无关,没有执行档案资料交接程序,没有对资料内容进行审核和鉴定,易出现档案资料管理混乱的情况[3]。

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(二)高职院校采购档案资料收集不完整

        由于高职院校的采购人员配备不足,多数没有专门的档案管理人员,实际上都是采购人员兼职档案管理人员,采购人员往往侧重采购过程,大多不重视对招标采购过程中形成的原始记录的保管,没有认识到采购档案收集整理、归档保存的必要性,从而导致采购档案归档率较低,如一些会议记录、验收材料等滞留经办人员手中,特别是由于人员调动,工作变化等原因,资料没有按时移交,久而久之就丢失了,造成档案资料无法收集完整。

(三)高职院校采购档案管理人员专业素质有待提高

        高职院校采购档案管理是一项专业性非常强的工作,要求档案管理人员具有较高的政治素养、较强的综合专业知识、较强的法律意识和业务水平。但多数档案管理人员没有相应的专业知识,没有系统地学习过招标投标法、采购法、档案法等相关法律法规,没有接受过相关培训,对采购档案归档的程序、内容都不熟悉,因而导致档案管理质量偏低。高职院校采购档案管理工作中存在的任何问题,都可能对以后接受上级机关或审计部门审查时造成重大影响。在审查日益严格、规范的情况下,如何对学院采购档案资料进行科学、规范管理,已成为重点关注的内容[4]。

三 高职院校采购档案管理的内容和任务

      采购档案资料的内容比较广泛,归纳起来主要包括:①立项资料:立项报告、立项批文、论证报告、采购需求申请表、预算资金审批表等。②采购资料:采购委托协议、采购公告、采购文件(含补充文件或澄清文件)、领取采购文件登记表、答疑记录和纪要、现场踏勘记录和纪要、缴纳保证金情况表等。③开标资料:响应文件登记表、响应供应商签到表、开标唱标记录、响应文件(含澄清文件)、响应供应商不足三家的废标材料记录、评审专家抽取密封单、采购人代表委托书等。④评审资料:评审委员会、监督人员及有关工作人员签到表、专家承诺函、评审记录及评分表、评审报告及附件、项目废标报告及处理意见、评审纪律材料、现场监控音像材料等。⑤中标资料:招标结果公示、中标人确定文件(成交确认函、中标通知书)、质疑答复、投诉处理材料。⑥合同及验收资料:合同文本(含补充合同)、工程图纸、验收文件材料、资金支付文件及证明。⑦其他资料:采购项目工作总结、其他与采购项目、过程及完成情况有关的文件材料。对于特殊项目,如进口教研试验设备采购,还应包括进口设备采购申请、专家论证、上级批复等资料。

        采购档案管理的任务,主要指对上述资料的收集、利用和管理,对采购档案进行科学分类、立卷归档、装订成册、编写总纲,使每个案卷目录一目了然,确保采购项目档案内容清晰、整理规范、查阅方便。最后按年度移交学院党政办档案室留存备查。采购资料达到保存期限需要销毁的,应当依法处理[5]。

四 高职院校采购档案规范化管理的措施

(一)建立健全高职院校采购档案管理制度


         为使高职院校采购档案管理工作有章可循,应结合高职院校采购项目的特点和工作实际,建立健全采购档案管理制度,明确各部门的管理职责,针对采购档案的归档日期及内容编制相应的规定,并设置临时资料室,对采购档案进行集中保存。档案管理人员对采购档案要严格按规定进行登记、接收、审核,并及时立卷归档,分类存放,对归档情况定期制作明细表,借阅档案要进行登记,归还要进行核实,对涉密的档案要遵守保密制度。同时,在采购档案管理制度中,应对具体的操作流程进行规定,严格按照档案管理制度和程序办事,定期检验采购档案,若是发现问题,应即时通知责任人进行整改,以求资料完善。

(二)加快高职院校采购档案信息化建设

         档案信息化管理是档案规范管理的发展趋势。目前电子档案储存格式缺乏统一性,有些资料不能兼容,导致采购档案资料难以分享利用。因此,要进行采购档案信息化管理,就要对电子文件格式建立统一标准。为使采购档案资料能在学院内部网络平台上进行交流、共享,应对数据类资料进行分析、归类,确定数据库类型,建立数据库,对数据进行入库管理;对文件类资料进行彩色扫描,规定资料分辨率和存储格式[6]。文件资料类的扫描件通过云端存储对全院的内部用户,根据对资料的职责权限不同开放下载和上传功能,由专人负责电子档案资料的收集更新。对数据类资料建立数据库,利用ASP动态网页在网上通过登录方式对固定用户开放,并对负有更新责任的用户开放修改权,其他用户只可浏览信息。对入库管理的采购档案资料信息,可在这些数据的基础上,通过应用软件的开发,实现数据的汇总、分析,并转化成可直接使用的数据信息,实现数据的转化、导出等功能,还可通过报表定制,生成符合采购要求的表格,从而节约采购文件编制时间,减少差错,提高招标采购工作效率。

(三)加强高职院校采购档案管理人员培训

         应注意加大对采购档案管理人员的培训力度,注意与专业档案管理部门和人员的相互沟通,相互配合。采购档案管理人员不仅要掌握档案分类登记、文字说明、排列上架等与其工作有关的基本知识,还要熟悉所保管的采购档案内容、熟悉采购及档案法规,明确工作范围及职责,具有较强综合业务能力;并培养求真务实、爱岗敬业、严肃认真的工作态度,以及任劳任怨、一丝不苟、不辞辛苦的工作作风。

五 结语

         综上所述,采购档案的规范化管理可减少高职院校采购活动中隐藏的种种弊端和风险因素,使管理模式更趋科学化、合理化,进一步提高各部门间信息的共享效率,使学院各项分散的资源得到优化配置和组合,为优质高职院校的建设提供更好的服务。

        此外,在采购档案管理工作中还应注意采购档案全生命周期管理过程中资料的搜集、整理、归档、汇编、保管、移交、利用、销毁等各方面的全流程一体化管理问题。总之,高职院校采购档案管理规范化、信息化、制度化,可提升采购档案的管理效率和水平,从而推动采购档案管理模式上的创新。

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参考文献

[1] 蒋敏 . 加强招标档案管理势在必行 [J]. 山东档案,2002(5): 37.
[2] 王亚军 . 浅议招标档案的规范化管理 [J]. 中国招标,2006(37):42-43.
[3] 宋颖 . 医院招投标档案管理问题与规范化管理策略研究 [J]. 中国卫生产业,2018(33):42-43.
[4] 李珍.浅谈招标投标综合监管部门档案管理工作 [J]. 企业技术
[5] 开发,2011(7):170-171.李惠红.完善高校招标档案管理的探讨 [J]. 兰台世界,2014(08):77-78.
[6] 杨鹏.高职院校招标档案管理规范化浅谈—以齐齐哈尔职业学院为例 [J].齐齐哈尔职业学院学报,2010(1):61-64.
[7] 刘群.加强高校采购采购档案管理的探索 [J]. 亚太教育,2015(36):206.

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